Política de datos

1Responsable del Tratamiento

El Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de Billboard MusicRoster es:

Razón social

[razón social de NGNART]

NIT

[NIT]

Domicilio y dirección

[ciudad y dirección]

Correo electrónico

[correo de atención de datos personales]

Teléfono

[teléfono]

En esta Política, NGNART se denomina “el Responsable”. Billboard MusicRoster es desarrollado, administrado y operado por NGNART y se presenta al mercado bajo la marca Billboard conforme a los acuerdos aplicables entre las partes.

2Marco legal y alcance

Esta Política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

Aplica a todos los datos personales recolectados y tratados a través de MusicRoster: registro de proyectos, perfiles públicos, solicitudes de contacto, canales de atención y demás funcionalidades de la plataforma.

Esta Política se complementa con el Reglamento de Billboard MusicRoster.

3Definiciones

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento: el artista solista, los miembros oficiales, la persona de contacto para contratación, quien diligencia el registro, quien crea una cuenta para buscar proyectos y quien envía una solicitud de contratación.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato público

Dato que no es semiprivado, privado ni sensible, o que el Titular autoriza que sea publicado.

Dato privado

Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.

Dato sensible

Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, incluidos los datos biométricos.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, publicación o supresión.

Encargado

Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.

Transmisión

Comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.

Transferencia

Envío de datos a otro responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

4Principios

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5Datos que recolectamos

A través del formulario de registro se recolectan los siguientes datos:

Para crear la cuenta que da acceso a la búsqueda se recolectan nombre completo, sector, organización y cargo cuando aplique, correo electrónico, WhatsApp, país, ciudad y las aceptaciones otorgadas. Estos datos no se publican.

A través del formulario de solicitud de contratación se recolectan los datos de quien la envía (nombre completo, sector, organización y cargo cuando aplique, correo electrónico y WhatsApp), los detalles del evento y los proyectos a los que se dirige.

También podrán tratarse los datos que se suministren posteriormente en actualizaciones, reclamaciones de perfil, solicitudes de contacto o comunicaciones con el Responsable.

6Datos públicos y privados

MusicRoster es un directorio cuyo propósito es que los proyectos musicales sean encontrados y contactados. Por esa razón, al autorizar el tratamiento, el Titular autoriza la publicación de los siguientes datos en el perfil público y en los resultados de búsqueda:

• nombre artístico o del proyecto, tipo de proyecto, géneros y fotografía oficial;
• nacionalidad, residencia y origen del proyecto;
• nombre completo del artista solista;
• nombre completo y rol de los miembros oficiales, y quién es el líder o director;
• enlaces musicales y redes sociales;
• rango aproximado de contratación;
• nombre, WhatsApp y correo electrónico del contacto para oportunidades y contratación.

Los siguientes datos no se publican y solo se usan internamente para las finalidades de esta Política:

• tipo y número de documento y país de expedición;
• datos de quien diligencia el registro, cuando no es el contacto para contratación;
• datos de quien envía una solicitud de contratación, que solo se comparten con el contacto para contratación de los proyectos a los que la dirige;
• información contractual, de negociaciones y de atención de solicitudes.

Se recomienda suministrar como contacto para contratación un número y un correo de uso profesional.

7Finalidades

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

1. Registrar e identificar proyectos musicales, artistas solistas y miembros oficiales.
2. Crear, publicar, mostrar en búsquedas y administrar el perfil del proyecto.
3. Verificar identidades, prevenir duplicados, suplantaciones y fraude.
4. Permitir que usuarios, compradores, entidades públicas y actores de la industria encuentren y contacten al proyecto.
5. Contactar al artista, a sus integrantes, a su contacto para contratación o a quien diligenció el registro para confirmar, actualizar o completar información.
6. Comunicar, gestionar, facilitar e intermediar oportunidades de contratación y negocio relacionadas con el proyecto.
7. Tramitar las solicitudes de contratación y trasladarlas al contacto para contratación de los proyectos seleccionados, o sugerir proyectos cuando la solicitud no indique ninguno.
8. Atender solicitudes, consultas, reclamos, reclamaciones de perfil y reportes.
9. Generar estadísticas, análisis e inteligencia de mercado sobre la industria musical, preferiblemente de forma agregada o anonimizada.
10. Mejorar, mantener y proteger la plataforma y su seguridad.
11. Informar sobre cambios en MusicRoster, su Reglamento o esta Política.
12. Cumplir obligaciones legales, contractuales y requerimientos de autoridades competentes.
13. Conservar evidencia de las autorizaciones y declaraciones otorgadas.

Los datos no serán vendidos. Cualquier finalidad distinta a las aquí descritas requerirá una nueva autorización.

8Autorización

La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada mediante la casilla correspondiente del formulario de registro. El Responsable conservará prueba de la autorización, incluida la fecha y hora en que fue otorgada.

No se requiere autorización para el tratamiento de datos de naturaleza pública ni en los demás casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

9Datos de otras personas

El registro puede ser diligenciado por el artista, un integrante, el líder o director, un manager, un representante, un miembro del equipo u otro tercero autorizado. Quien suministra datos de otras personas (integrantes, artista solista o contacto para contratación) declara que:

• cuenta con la autorización de esas personas para suministrar sus datos;
• les ha informado el contenido de esta Política, en especial qué datos serán públicos;
• y podrá acreditarlo cuando el Responsable lo solicite.

El Responsable podrá contactar directamente a cada Titular para confirmar su autorización. Cualquier Titular incluido sin su consentimiento podrá solicitar la corrección o supresión de sus datos por los canales de la sección 14.

10Datos sensibles e imagen

MusicRoster no solicita datos sensibles como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud o vida sexual.

La fotografía oficial del proyecto puede contener la imagen de personas. La imagen se trata únicamente para identificar visualmente al proyecto en su perfil, y no se utiliza para reconocimiento biométrico. El Titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles: si algún integrante no desea que su imagen aparezca, el proyecto podrá cargar un logotipo o arte oficial en su lugar.

11Menores de edad

MusicRoster está dirigido únicamente a proyectos cuyo artista o cuyos miembros oficiales sean mayores de 18 años. Quien diligencia el registro también debe ser mayor de edad.

El Responsable no recolecta de forma intencional datos de niños, niñas o adolescentes. Si detecta que se han suministrado, los suprimirá y podrá suspender o retirar el perfil correspondiente.

12Derechos del Titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea necesaria.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, y siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Estos derechos pueden ejercerlos el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro.

13Deberes del Responsable

El Responsable cumplirá los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: garantizar el ejercicio de los derechos del Titular, conservar la prueba de la autorización, informar las finalidades, conservar la información con seguridad, mantenerla actualizada, rectificarla cuando sea incorrecta, tramitar consultas y reclamos en los términos legales e informar a la autoridad las violaciones a los códigos de seguridad.

14Canales de atención

El área responsable de la atención de consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con datos personales es [área o cargo responsable en NGNART]. Los Titulares pueden contactarla por:

Correo electrónico

[correo de atención de datos personales]

Dirección física

[dirección]

Teléfono

[teléfono]

La solicitud debe incluir el nombre del Titular, su número de documento, el nombre del proyecto o su número de registro, la descripción de lo que solicita, una dirección de respuesta y, cuando actúe un tercero, el documento que acredite la representación.

15Consultas y reclamos

Consultas

Las consultas sobre los datos del Titular se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible atenderlas en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Cuando el Titular considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o advierta un incumplimiento, podrá presentar un reclamo:

1. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en un término no mayor a dos (2) días hábiles, hasta que sea decidido.
3. El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible atenderlo en ese término, se informará el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.

16Revocatoria y supresión

El Titular puede revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento por los canales de la sección 14. La revocatoria o supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos.

La supresión del perfil público podrá realizarse de forma inmediata, mientras que determinados registros administrativos internos podrán conservarse durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, atender reclamaciones, prevenir fraude o defender derechos, conforme al Reglamento.

17Encargados y transferencias

El Responsable podrá transmitir datos a Encargados que le presten servicios tecnológicos, de alojamiento, almacenamiento, comunicaciones o soporte, ubicados en Colombia o en el exterior, quienes los tratarán únicamente por cuenta del Responsable, bajo contrato y con medidas de seguridad adecuadas, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Los datos publicados en el perfil son accesibles para cualquier usuario de la plataforma, incluidos usuarios ubicados fuera de Colombia, en desarrollo de la finalidad de directorio que el Titular autoriza.

Cualquier transferencia internacional de datos privados se realizará conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

18Seguridad

El Responsable adopta medidas técnicas, humanas, administrativas y contractuales razonables para proteger los datos frente a acceso no autorizado, pérdida, adulteración, uso indebido o divulgación irregular. El acceso a datos privados como el número de documento está restringido al personal autorizado.

Está prohibido extraer masivamente datos de MusicRoster o usar los datos de contacto publicados para envíos masivos, publicidad no solicitada o finalidades distintas a la búsqueda y contratación del proyecto.

19Vigencia

Esta Política rige a partir del [fecha de entrada en vigencia]. Las bases de datos de MusicRoster se conservarán mientras sean necesarias para las finalidades descritas, mientras la plataforma se encuentre en operación y durante los términos legales aplicables.

Cualquier cambio sustancial en esta Política será comunicado por medios razonables antes de su implementación.